Novo Manual Administrativo da Biblioteca Setorial do CCA/UFPB transforma a experiência institucional em patrimônio documental

A Biblioteca Setorial Francisco Tancredo Torres (BS/CCA), vinculada ao Centro de Ciências Agrárias (CCA) da Universidade Federal da Paraíba (UFPB), acaba de disponibilizar seu Manual Administrativo, documento que reúne e sistematiza os procedimentos administrativos, técnicos e gerenciais desenvolvidos pela unidade. A iniciativa representa um importante marco para a consolidação das práticas de gestão da Biblioteca, contribuindo para a padronização dos processos de trabalho, a continuidade dos serviços e a preservação da memória institucional.

O Manual foi elaborado com o propósito de documentar as atividades desempenhadas pelos bibliotecários e demais servidores da Biblioteca, estabelecendo diretrizes para a execução dos serviços, definição de responsabilidades, fluxos de trabalho, instrumentos de acompanhamento e indicadores de desempenho. O documento também busca fortalecer a gestão do conhecimento organizacional, reduzindo a dependência de conhecimentos tácitos e assegurando maior eficiência administrativa.

Entre os principais conteúdos contemplados pelo Manual estão os procedimentos relacionados à gestão administrativa da unidade, gestão de pessoas, produção e tramitação de documentos administrativos, atendimento aos usuários, serviços de referência, normalização de trabalhos acadêmicos, elaboração de fichas catalográficas, orientação para depósito no Repositório Institucional da UFPB, desenvolvimento de coleções, processos técnicos, gestão da comunicação institucional, acompanhamento de indicadores, planejamento, elaboração de relatórios de gestão e controle dos acessos às contas institucionais e sistemas utilizados pela Biblioteca.

O documento também apresenta, para cada atividade, informações como objetivo, responsabilidades, periodicidade, fluxo de execução, sistemas envolvidos, formulários utilizados, indicadores de desempenho, riscos associados e produtos gerados, constituindo um importante instrumento de gestão, capacitação de novos servidores e continuidade administrativa.

A elaboração do Manual contou com a colaboração do Departamento de Ciência da Informação e do Curso de Biblioteconomia da UFPB, por meio da disciplina Laboratório de Práticas, ministrada pela Profa Edna Pinheira, cuja parceria possibilitou a participação do estudante Laelson Felipe da Silva, que contribuiu para a organização, revisão e estruturação do documento, fortalecendo a integração entre ensino e prática profissional.

Para a coordenadora da Biblioteca Setorial, Lucianna Silvestre, a publicação do Manual representa um avanço significativo para a gestão da unidade.

Este Manual é resultado de um trabalho construído coletivamente, que traduz nossa rotina administrativa e técnica em procedimentos claros, padronizados e acessíveis. Além de orientar a execução das atividades, ele fortalece a gestão da Biblioteca, promove maior segurança nos processos e facilita a integração de novos servidores, estagiários e bolsistas. Trata-se de um instrumento que contribui diretamente para a qualidade dos serviços prestados à comunidade acadêmica.

O coordenador-adjunto da Biblioteca, Edilson Targino, destaca que a iniciativa vai além da organização dos processos internos e se configura como uma ação de preservação da memória institucional.

A elaboração deste Manual teve como principal objetivo registrar e sistematizar o conhecimento produzido ao longo dos anos de funcionamento da Biblioteca, evitando que informações importantes permaneçam apenas na experiência dos servidores. Ao documentarmos nossos processos, preservamos a memória institucional, asseguramos a continuidade das atividades administrativas e criamos um legado para as futuras equipes, fortalecendo a governança e a gestão do conhecimento na Biblioteca.

A publicação do Manual Administrativo reafirma o compromisso da Biblioteca Setorial Francisco Tancredo Torres com a melhoria contínua dos serviços, a transparência administrativa, a inovação na gestão das unidades de informação e a valorização da memória institucional, consolidando-se como uma referência para o desenvolvimento de práticas de gestão no âmbito do Sistema de Bibliotecas da UFPB.

Manual Administrativo da Biblioteca Setorial Francisco Tancredo Torres